Skontaktuj się z nami
Mierniki efektywności (KPI) w automatyzacji - co mierzyć, by widzieć realny zysk?
Wdrażanie technologii na ślepo, bo „konkurencja już to ma”, to najprostsza droga do przepalenia budżetu. Wiele razy widziałem ten sam scenariusz: firma kupuje licencje, programista stawia bota, a po kwartale nikt nie potrafi powiedzieć, czy to się opłaciło. Automatyzacja procesów w firmie stała się takim buzzwordem, że zapomnieliśmy o podstawach. A podstawą są pieniądze i czas.
Jeśli nie wiesz, ile kosztuje Cię jeden błąd na fakturze albo ile godzin handlowiec marnuje na przeklejanie danych z Excela, to Twoja automatyzacja jest tylko drogim hobby. Bez konkretnych wskaźników (KPI) po prostu błądzisz.
O co właściwie chodzi z tymi KPI?
Nie lubię encyklopedycznych definicji. Wdrożeniowo sprawa jest prosta: KPI to Twój filtr prawdy. Ale uwaga – nie wszystko, co da się policzyć, warto mierzyć. Często spotykam menedżerów dumnych z tego, że ich system „wykonał 10 tysięcy operacji w miesiącu”. No i co z tego? Jeśli te operacje nie skróciły drogi klienta do zakupu, to jest to tzw. vanity metric – wskaźnik, który dobrze wygląda w prezentacji, ale nic nie wnosi do wyniku finansowego.
W praktyce warto rozdzielić trzy rzeczy:
- Jak szybko „mieli” proces?
- O ile mniej roboty mają ludzie?
- Czy technologia się nie wywala?
Mierzenie „liczby automatyzacji” to błąd. Liczy się efekt biznesowy, a nie to, czy masz w firmie jednego bota, czy pięćdziesiąt.
chcesz wdrrożyć automatyzację w swojej firmie? Pomożemy Ci!
ZACZNIJ OD ROZMOWY Z NAMI :)
Bezpłatna konsultacja to rozmowa z naszym ekspertem.
Opowiesz nam, z jakimi problemami zmagasz się w swojej firmie, a my przedstawimy nasze rozwiązania!
Tu załadowany zostanie formularz CRM
Gdzie firmy najczęściej „płyną” przy mierzeniu?
Największy grzech? Brak punktu odniesienia. Ludzie automatyzują proces, ale nie zmierzyli, jak on działał wcześniej. Potem, po wdrożeniu, wszyscy czują, że „jest chyba lepiej”, ale nikt nie ma twardych danych dla szefa. To jest proszenie się o ucięcie budżetu przy najbliższym kryzysie.
Inna sprawa to brak właściciela wskaźnika. Jeśli KPI „wisi w powietrzu” i nikt nie dostaje po głowie (albo premii) za jego wynik, to nikt na niego nie patrzy. Dane w raportach zarastają kurzem, a błędy w systemie stają się „nową normalnością”.
Co faktycznie warto wrzucić na tapet? Konkretne mierniki
Zamiast mierzyć wszystko, skup się na kilku kluczowych punktach. To one pokażą Ci, czy automatyzacja procesów w firmie ma sens.
Czas odpowiedzi (Response Time)
W sprzedaży każda minuta zwłoki to chłodniejszy lead. Jeśli klient wypełnia formularz i dostaje ofertę po 2 minutach dzięki automatyzacji, zamiast po 3 godzinach, bo handlowiec był na obiedzie - wygrywasz.
To jest KPI, które bezpośrednio przekłada się na konwersję. Krótko: szybciej znaczy taniej i skuteczniej.
Oszczędność czasu (Time Saved)
To klasyk, ale często źle liczony. Nie patrz na to, ile czasu „pracuje” automat. Policz, ile godzin w tygodniu odzyskał Twój pracownik. Jeśli pani z księgowości nie musi już ręcznie wklepywać 200 faktur miesięcznie, to masz realny zysk.
Wzór jest banalny: (Czas pracy ręcznej - Czas nadzoru automatu) * Liczba operacji.
Jeśli wynik to 40 godzin miesięcznie, masz jeden tydzień pracy etatowca ekstra na zadania, które wymagają myślenia, a nie klikania.
Wskaźnik błędów (Error Rate)
Ludzie się mylą. Zmęczenie, rutyna, gorszy dzień i nagle w adresie wysyłki jest błąd, a firma płaci za zwrot. Automat się nie męczy. Jeśli po wdrożeniu liczba reklamacji wynikających z błędnych danych spadła o 80%, to są Twoje realne oszczędności. Czysta matematyka.
Przepustowość (Throughput)
To moje ulubione. Chcesz skalować firmę? Możesz zatrudnić 10 nowych osób albo zautomatyzować proces tak, by obecny zespół robił dwa razy więcej. Jeśli bez zwiększania zatrudnienia obsługujecie o 40% więcej zamówień - to jest właśnie sukces automatyzacji procesów biznesowych.
Tu załadowany zostanie formularz CRM
Różne działy, różne potrzeby
Nie da się przyłożyć jednej miary do marketingu i do logistyki.
- W sprzedaży patrz na Lead Velocity. Jak szybko zapytanie zmienia się w umowę?
- W obsłudze klienta licz Self-Service Rate. Ile osób poradziło sobie bez dzwonienia na infolinię? Jeśli bot załatwił 30% spraw, Twój zespół może odetchnąć.
- W operacjach liczy się Cycle Time. Od startu do mety: ile to trwało kiedyś, a ile trwa teraz?
Jak to ugryźć w praktyce i nie zwariować?
Zacznij od ustalenia „punktu zero”. Nawet jeśli to będzie pomiar „na oko” przez tydzień, to lepsze to niż nic. Potem po prostu zacznij zbierać dane. I tu ważna uwaga: zapomnij o Excelu do wpisywania wyników automatyzacji. To absurd.
Jeśli Twoja firma nie ma CRMa, to o rzetelnym mierzeniu możesz zapomnieć. System taki jak Pipedrive czy HubSpot to nie tylko książka telefoniczna dla handlowców. To centrum dowodzenia. To tam widać, kiedy wpadł lead, co zrobił bot i kiedy zamknęła się sprzedaż. Automatyzacja procesów w firmie spięta z CRM-em to jedyny sposób, żebyś widział ROI automatyzacji jak na dłoni, a nie w sferze domysłów.
Kiedy to się w ogóle opłaca?
Automatyzacja to nie magia, to inwestycja. Musi się zwrócić. Jeśli koszt wdrożenia i licencji jest wyższy niż koszt czasu pracowników, których „uwalniasz”, to po prostu tego nie rób. Albo zrób to inaczej.
Z doświadczenia powiem Ci tak: najpierw uporządkuj proces na papierze. Jeśli zautomatyzujesz bałagan, dostaniesz po prostu szybciej działający bałagan. I żadne KPI Ci wtedy nie pomoże. Dopiero gdy proces jest czysty, mierzalny i powtarzalny, wchodzimy z technologią.
3 KPI, od których warto zacząć:
- Odzyskany czas (ile godzin miesięcznie ludzie nie robią nudnych rzeczy).
- Szybkość reakcji (jak szybko reagujesz na ruch klienta).
- Liczba „wtórnych” błędów (ile razy musisz coś poprawiać po człowieku).
Tu załadowany zostanie formularz CRM
O autorze
Robert Starecki to osoba, która łączy strategiczne myślenie z umiejętnością zarządzania zespołami i projektami. Jako CEO w ITrix, odpowiada za rozwój firmy i sprawne zarządzanie operacjami, dbając o efektywność we wszystkich obszarach działalności.
Robert doskonale rozumie potrzeby klientów i zapewnia, że każda część współpracy — od zespołów technicznych po dział marketingu — działa synchronicznie, aby dostarczyć kompleksowe rozwiązania. Jego przedsiębiorcze podejście pozwala znaleźć innowacyjne rozwiązania, które nie tylko spełniają bieżące potrzeby, ale również wspierają długoterminowy rozwój biznesu.
Klienci cenią Roberta za jego spokój, skuteczność i zdolność do zarządzania nawet najbardziej skomplikowanymi wyzwaniami. Kiedy pojawia się trudne zadanie, Robert jest osobą, która wie, jak doprowadzić sprawy do końca.
Też chciałbyś wdrożyć system kompleksowo i opłacalnie?
Umów się na bezpłatną konsultację!
.